Deall MAIMS: pam nad yw systemau rheoli digwyddiadau modern yn ddewisol mwyach

Nid yw digwyddiadau mawr yn methu oherwydd diffyg ymdrech. Maent yn methu oherwydd chwalu cydlynu.

Ar draws awdurdodau lleol, systemau iechyd, gwasanaethau brys ac amgylcheddau diwydiannol, mae ymateb i ddigwyddiadau wedi dibynnu'n hanesyddol ar gyfuniad o gynlluniau statig, cyfathrebu â llaw a gwybodaeth sefydliadol. Er bod fframweithiau fel Civil Contingencies Act y DU ac egwyddorion JESIP yn darparu strwythur, mae'r realiti gweithredol yn aml yn llawer mwy tameidiog.

Dyma'r amgylchedd lle mae Multi Agency Incident Management Systems (MAIMS) wedi dod i'r amlwg.

Beth yw MAIMS yn ymarferol?

Nid un cynnyrch nac un llwyfan safonol yw MAIMS. Mae'n gategori o systemau a gynlluniwyd i gefnogi:

• Cydlynu aml-asiantaeth
• Ymwybyddiaeth sefyllfaol amser real
• Penderfynu strwythuredig
• Atebolrwydd ac archwiliadwyedd
• Gweithredu cynlluniau ymateb wedi'u diffinio ymlaen llaw

Mewn theori, mae MAIMS yn darparu darlun gweithredol a rennir ar draws sefydliadau. Yn ymarferol, mae aeddfedrwydd y gweithrediad yn amrywio'n sylweddol.

Mae rhai sefydliadau'n dibynnu ar offer logio wedi'u haddasu neu storfeydd dogfennau. Mae eraill yn defnyddio systemau pwrpasol sy'n ceisio digideiddio llifoedd gwaith digwyddiadau. Mae nifer fach wedi dechrau integreiddio data amser real, cyfathrebu a dyrannu tasgau i lwyfannau unedig.

Er gwaethaf y gwahaniaethau hyn, mae'r amcan sylfaenol yn aros yr un fath: lleihau amwysedd yn ystod digwyddiadau dan bwysau uchel ac o fewn amser critigol.

Y broblem strwythurol: darnio

Mae ymchwil ac adolygiadau ôl-ddigwyddiad yn tynnu sylw dro ar ôl tro at yr un broblem. Mae gwybodaeth ar gael, ond nid yw wedi'i halinio.

Mae pwyntiau methiant nodweddiadol yn cynnwys:

• Diweddariadau critigol mewn systemau neu sianeli ar wahân
• Penderfyniadau'n cael eu gwneud ar lafar heb gofnod strwythuredig
• Oedi wrth ledaenu gwybodaeth rhwng asiantaethau
• Diffyg eglurder ynghylch cyfrifoldeb a pherchnogaeth tasgau
• Anhawster wrth gynnal un “ffynhonnell wirionedd” wedi'i gwirio

Hyd yn oed mewn amgylcheddau sydd wedi'u hymarfer yn dda, mae cydlynu'n aml yn dibynnu ar unigolion yn pontio bylchau â llaw. Mae hynny'n cyflwyno risg, yn enwedig pan fo digwyddiadau'n gwaethygu neu'n croesi sawl sefydliad.

Cyfyngiadau dulliau traddodiadol

Mae gan y rhan fwyaf o gynghorau ac asiantaethau gynlluniau digwyddiadau eisoes. Maent yn aml yn fanwl, yn cydymffurfio ac yn cael eu hadolygu'n rheolaidd.

Nid yn y cynllunio y mae'r cyfyngiad. Yn y gweithredu y mae e.

Ni all dogfennau statig addasu mewn amser real.
Nid yw cadwyni e-bost yn graddio dan bwysau.
Nid yw galwadau ffôn yn creu trywydd archwilio.
Nid yw taenlenni'n darparu ymwybyddiaeth sefyllfaol a rennir.

Wrth i ddigwyddiadau ddod yn fwy cymhleth, gan gynnwys seilwaith, iechyd, risg amgylcheddol a chyfathrebu cyhoeddus, mae'r cyfyngiadau hyn yn dod yn fwy amlwg.

Strwythurau gorchymyn heb gefnogaeth system

Mae model Gold, Silver, Bronze y DU yn darparu hierarchaeth glir ar gyfer penderfynu. Fodd bynnag, heb systemau cefnogol, mae'r strwythur hwn yn dibynnu'n helaeth ar ddehongliad a disgyblaeth gyfathrebu.

Rhaid trosi'r bwriad strategol a ddiffinnir ar lefel Gold yn weithred gydlynol ar lefel Silver ac yna'i weithredu ar lefel Bronze. Heb system i orfodi strwythur, olrhain gweithredoedd a chynnal gwelededd, mae'r trosiad hwnnw'n agored i oedi ac ystumio.

Nid methiant o reidrwydd yw'r canlyniad, ond aneffeithlonrwydd yn union pan fo amser ac eglurder yn bwysicaf.

Y symudiad tuag at lwyfannau integredig

Mae llwyfannau MAIMS modern yn ceisio cau'r bylchau hyn trwy gyfuno sawl gallu:

• Cynllunio ymateb wedi'i rag-ffurfweddu (playbooks digidol)
• Logio digwyddiadau a rheoli llinell amser mewn amser real
• Dyrannu ac olrhain tasgau ar draws rolau ac asiantaethau
• Sianeli cyfathrebu integredig
• Rhannu gwybodaeth dan reolaeth gyda phartïon allanol dibynadwy
• Trywyddau archwilio llawn ar gyfer adolygu ar ôl digwyddiad

Mae'r cyfeiriad yn glir. Mae rheoli digwyddiadau'n symud o brosesau sy'n cael eu gyrru gan ddogfennau i gydlynu sy'n cael ei yrru gan systemau.

Fodd bynnag, mae llawer o atebion presennol yn dal yn rhy anhyblyg, rhy gyffredinol neu'n rhy bell oddi wrth realiti ymateb byw i ddigwyddiadau.

Lle mae atebion presennol yn methu

Problem ailadroddus wrth fabwysiadu MAIMS yw bod systemau'n aml yn cael eu hadeiladu naill ai:

• O safbwynt cydymffurfio, gyda ffocws ar ddogfennaeth yn hytrach na gweithredu
• Neu o safbwynt technegol, heb sylfaen ddofn mewn amgylcheddau ymateb gweithredol

Mae hynny'n arwain at lwyfannau sydd naill ai'n cael eu tanddefnyddio yn ystod digwyddiadau byw neu'n cael eu hosgoi'n llwyr o blaid cyfathrebu anffurfiol.

Er mwyn i system fod yn effeithiol, rhaid iddi adlewyrchu sut mae digwyddiadau'n datblygu mewn gwirionedd. Mae hynny'n cynnwys ansicrwydd, gwybodaeth anghyflawn a'r angen i wneud penderfyniadau cyflym dan bwysau.

Casgliad: pam y cafodd ORDU ei adeiladu

Y bwlch rhwng cynllunio a gweithredu yw'r union le y mae'r rhan fwyaf o systemau rheoli digwyddiadau'n ei chael hi'n anodd.

ORDU a adeiladwyd i weithredu yn y bwlch hwnnw.

Wedi'i lywio gan brofiad go iawn o ymateb i argyfyngau, gan gynnwys mewnwelediad gweithredol Dr Peter Daly, cyn Chief Emergency Medical Officer Health Service Executive Iwerddon, mae'r system wedi'i dylunio o amgylch realiti cydlynu byw yn hytrach na llifoedd gwaith damcaniaethol.

Nid y nod yw disodli strwythurau presennol fel Gold, Silver, Bronze, ond eu galluogi i weithredu fel y bwriadwyd mewn amodau go iawn.

Mae hynny'n golygu:

• Trosi cynlluniau yn gamau y gellir eu gweithredu
• Sicrhau bod gweithredoedd yn weladwy, wedi'u dyrannu ac yn cael eu holrhain
• Cynnal un darlun gweithredol dibynadwy
• Galluogi cyfathrebu ar draws ffiniau sefydliadol heb ddarnio

Nid yw MAIMS fel cysyniad yn newydd. Mae'r angen amdano wedi'i gydnabod ers degawdau.

Yr hyn sy'n newid yw'r disgwyliad y dylai cydlynu gael ei gefnogi gan systemau sy'n gallu gweithredu ar yr un cyflymder a chymhlethdod â'r digwyddiadau eu hunain.

Dyna'r broblem y mae ORDU wedi'i chynllunio i'w datrys.