Fehim tal-MAIMS: għaliex is-sistemi moderni tal-ġestjoni tal-inċidenti m'humiex aktar fakultattivi

Inċidenti kbar ma jonqsux minħabba nuqqas ta’ sforz. Jonqsu minħabba tfixkil fil-koordinazzjoni.

Fost l-awtoritajiet lokali, is-sistemi tas-saħħa, is-servizzi ta’ emerġenza u l-ambjenti industrijali, ir-rispons għall-inċidenti storikament kien jiddependi fuq taħlita ta’ pjanijiet statiċi, komunikazzjoni manwali u għarfien istituzzjonali. Għalkemm oqfsa bħall-Civil Contingencies Act tar-Renju Unit u l-prinċipji JESIP jipprovdu struttura, ir-realtà operattiva ħafna drabi tkun ferm aktar frammentata.

Huwa f’dan l-ambjent li ħarġu s-Sistemi ta’ Ġestjoni tal-Inċidenti Multi-Aġenzija (MAIMS).

X’inhu MAIMS fil-prattika?

MAIMS mhuwiex prodott wieħed jew pjattaforma standardizzata. Hija kategorija ta’ sistemi mfassla biex tappoġġja:

• Koordinazzjoni multi-aġenzija
• Għarfien tas-sitwazzjoni f’ħin reali
• Teħid ta’ deċiżjonijiet strutturat
• Kontabbiltà u verifikabbiltà
• Eżekuzzjoni ta’ pjanijiet ta’ rispons definiti minn qabel

Fit-teorija, MAIMS jipprovdi stampa operattiva komuni bejn l-organizzazzjonijiet. Fil-prattika, il-maturità tal-implimentazzjoni tvarja b’mod sinifikanti.

Xi organizzazzjonijiet jiddependu fuq għodod adattati ta’ logging jew repożitorji tad-dokumenti. Oħrajn jużaw sistemi mfassla apposta li jippruvaw jiddiġitalizzaw il-workflows tal-inċidenti. Numru żgħir beda jintegra flussi ta’ data f’ħin reali, komunikazzjonijiet u tasking f’pjattaformi unifikati.

Minkejja dawn id-differenzi, l-objettiv ewlieni jibqa’ l-istess: li titnaqqas l-ambigwità waqt avvenimenti bi pressjoni għolja u sensittivi għaż-żmien.

Il-problema strutturali: il-frammentazzjoni

Ir-riċerka u r-reviżjonijiet wara l-inċidenti jenfasizzaw ripetutament l-istess problema. L-informazzjoni teżisti, iżda mhix allinjata.

Punti tipiċi ta’ falliment jinkludu:

• Aġġornamenti kritiċi miżmuma f’sistemi jew kanali separati
• Deċiżjonijiet meħuda verbalment mingħajr rekord strutturat
• Dewmien fit-tixrid tal-informazzjoni bejn l-aġenziji
• Nuqqas ta’ ċarezza dwar ir-responsabbiltà u s-sjieda tat-tasks
• Difficoltà biex tinżamm “sors wieħed tal-verità” ivverifikat

Anke f’ambjenti mħarrġa tajjeb, il-koordinazzjoni ħafna drabi tiddependi fuq individwi li jimlew il-lakuni manwalment. Dan idaħħal riskju, speċjalment meta l-inċidenti jeskalaw jew jinfirxu fuq diversi organizzazzjonijiet.

Il-limiti tal-approċċi tradizzjonali

Il-biċċa l-kbira tal-kunsilli u l-aġenziji diġà għandhom pjanijiet għall-inċidenti. Dawn ħafna drabi jkunu dettaljati, konformi u riveduti regolarment.

Il-limitazzjoni mhix fil-ppjanar. Hija fl-eżekuzzjoni.

Dokumenti statiċi ma jistgħux jadattaw f’ħin reali.
Katini ta’ emails ma jiskalawx taħt pressjoni.
Telefonati ma joħolqux trail ta’ awditjar.
Spreadsheets ma jipprovdux għarfien maqsum tas-sitwazzjoni.

Hekk kif l-inċidenti jsiru aktar kumplessi, billi jinvolvu infrastruttura, kura tas-saħħa, riskju ambjentali u komunikazzjoni pubblika, dawn il-limitazzjonijiet isiru aktar evidenti.

Strutturi ta’ kmand mingħajr appoġġ tas-sistema

Il-mudell Gold, Silver, Bronze tar-Renju Unit jipprovdi ġerarkija ċara għat-teħid ta’ deċiżjonijiet. Madankollu, mingħajr sistemi ta’ appoġġ, din l-istruttura tiddependi ħafna fuq interpretazzjoni u dixxiplina fil-komunikazzjoni.

L-intenzjoni strateġika definita fil-livell Gold trid tiġi tradotta f’azzjoni koordinata fil-livell Silver u eżegwita fil-livell Bronze. Mingħajr sistema li timponi struttura, issegwi l-azzjonijiet u żżomm il-viżibbiltà, din it-traduzzjoni tkun suġġetta għal dewmien u distorsjoni.

Ir-riżultat mhux neċessarjament falliment, iżda ineffiċjenza propju fil-mument meta l-ħin u ċ-ċarezza huma l-aktar importanti.

L-evoluzzjoni lejn pjattaformi integrati

Pjattaformi MAIMS moderni jippruvaw jagħlqu dawn il-lakuni billi jgħaqqdu diversi kapaċitajiet:

• Ippjanar ta’ rispons ikkonfigurat minn qabel (playbooks diġitalizzati)
• Logging tal-inċidenti u ġestjoni tal-linja taż-żmien f’ħin reali
• Assenjazzjoni u traċċar ta’ tasks bejn rwoli u aġenziji
• Kanali ta’ komunikazzjoni integrati
• Qsim ikkontrollat ta’ informazzjoni ma’ partijiet esterni fdati
• Trails sħaħ ta’ awditjar għal reviżjoni wara l-inċident

Id-direzzjoni hija ċara. Il-ġestjoni tal-inċidenti qed timxi minn proċessi mmexxija bid-dokumenti għal koordinazzjoni mmexxija mis-sistema.

Madankollu, ħafna mis-soluzzjonijiet eżistenti jibqgħu jew riġidi wisq, jew ġeneriċi wisq, jew maqtugħin wisq mir-realtajiet ta’ rispons dirett għall-inċidenti.

Fejn is-soluzzjonijiet attwali jonqsu

Problema rikorrenti fl-adozzjoni tal-MAIMS hija li s-sistemi ħafna drabi jinbnew jew:

• Mill-perspettiva tal-konformità, b’enfasi fuq id-dokumentazzjoni aktar milli fuq l-eżekuzzjoni
• Jew mill-perspettiva teknika, mingħajr għeruq profondi fl-ambjenti operattivi tar-rispons

Dan iwassal għal pjattaformi li jew ma jintużawx biżżejjed waqt inċidenti ħajjin, jew jiġu evitati kompletament favur komunikazzjoni informali.

Biex sistema tkun effettiva, trid tirrifletti kif l-inċidenti fil-fatt jiżviluppaw. Dan jinkludi inċertezza, informazzjoni mhux kompluta u l-ħtieġa għal deċiżjonijiet rapidi taħt pressjoni.

Konklużjoni: għaliex inbena ORDU

Il-lakuna bejn il-ppjanar u l-eżekuzzjoni hija propju fejn il-biċċa l-kbira tas-sistemi tal-ġestjoni tal-inċidenti jiltaqgħu ma’ diffikultajiet.

ORDU inbena biex jopera f’din il-lakuna.

Infurmat minn esperjenza reali ta’ rispons għall-emerġenzi, inkluż l-għarfien operattiv ta’ Dr Peter Daly, eks Chief Emergency Medical Officer tal-Health Service Executive tal-Irlanda, is-sistema ġiet iddisinjata madwar ir-realtajiet tal-koordinazzjoni ħajja aktar milli workflows teoretiċi.

L-objettiv mhuwiex li tissostitwixxi strutturi eżistenti bħal Gold, Silver, Bronze, iżda li tippermettilhom jiffunzjonaw kif maħsub taħt kundizzjonijiet reali.

Dan ifisser:

• Li l-pjanijiet jinbidlu f’passi eżegwibbli
• Li jiġi żgurat li l-azzjonijiet ikunu viżibbli, assenjati u traċċabbli
• Li tinżamm stampa operattiva waħda u affidabbli
• Li tiġi ppermettuta komunikazzjoni bejn fruntieri organizzattivi mingħajr frammentazzjoni

MAIMS bħala kunċett mhuwiex ġdid. Il-ħtieġa għalih ilha rikonoxxuta għal għexieren ta’ snin.

Li qed jinbidel huwa l-istennija li l-koordinazzjoni trid tkun sostnuta minn sistemi kapaċi joperaw bl-istess veloċità u kumplessità bħall-inċidenti nfushom.

Dik hija l-problema li ORDU ġie ddisinjat biex isolvi.