MAIMS-i mõistmine: miks kaasaegsed intsidendijuhtimissüsteemid ei ole enam vabatahtlikud

Suured intsidendid ei nurju pingutuse puudumise tõttu. Need nurjuvad koordineerimise lagunemise tõttu.

Kohalikes omavalitsustes, tervishoiusüsteemides, päästeteenistustes ja tööstuskeskkondades on intsidendile reageerimine ajalooliselt tuginenud staatiliste plaanide, käsitsi suhtluse ja institutsionaalse teadmise kombinatsioonile. Kuigi sellised raamistikud nagu Ühendkuningriigi Civil Contingencies Act ja JESIPi põhimõtted annavad struktuuri, on operatiivne tegelikkus sageli palju killustatum.

Just sellises keskkonnas on esile kerkinud Multi Agency Incident Management Systems (MAIMS).

Mis on MAIMS praktikas

MAIMS ei ole üks toode ega standardne platvorm. See on süsteemide kategooria, mis on loodud toetama:

• Mitme asutuse koordineerimist
• Reaalajas olukorrateadlikkust
• Struktureeritud otsustamist
• Vastutust ja auditeeritavust
• Eelmääratletud reageerimisplaanide elluviimist

Teoorias pakub MAIMS organisatsioonideülest jagatud operatiivpilti. Praktikas varieerub rakendamise küpsus märkimisväärselt.

Mõned organisatsioonid toetuvad kohandatud logimistööriistadele või dokumendihoidlatele. Teised kasutavad eritellimusel loodud süsteeme, mis püüavad intsidenditöövooge digiteerida. Väike hulk on juba alustanud reaalajas andmete, suhtluse ja ülesannete haldamise ühendamist ühtsetesse platvormidesse.

Nendest erinevustest hoolimata on põhieesmärk sama: vähendada ebamäärasust kõrge surve ja ajakriitiliste sündmuste ajal.

Struktuurne probleem: killustatus

Uurimistöö ja intsidentide järgsed ülevaated toovad korduvalt välja sama probleemi. Teave on olemas, kuid see ei ole joondatud.

Tüüpilised läbikukkumiskohad hõlmavad:

• Kriitilisi uuendusi eraldi süsteemides või kanalites
• Suuliselt tehtud otsuseid ilma struktureeritud kirjeta
• Viivitusi teabe levitamises asutuste vahel
• Ebaselgust vastutuse ja ülesannete omandi osas
• Raskusi ühe kontrollitud “tõeallika” hoidmisel

Isegi hästi harjutatud keskkondades sõltub koordineerimine sageli inimestest, kes sillutavad lünki käsitsi. See lisab riski, eriti siis, kui intsidendid eskaleeruvad või hõlmavad mitut organisatsiooni.

Traditsiooniliste lähenemiste piirid

Enamikul nõukogudel ja asutustel on juba intsidendiplaanid. Need on sageli detailsed, nõuetekohased ja regulaarselt üle vaadatud.

Piirang ei ole planeerimises. See on teostuses.

Staatilised dokumendid ei saa reaalajas kohaneda.
E-kirjade ahelad ei skaleeru surve all.
Telefonikõned ei loo auditeerimisjälge.
Tabelid ei paku ühist olukorrateadlikkust.

Kuna intsidendid muutuvad keerukamaks ja hõlmavad infrastruktuuri, tervishoidu, keskkonnariski ja avalikku kommunikatsiooni, muutuvad need piirangud veelgi ilmsemaks.

Juhtimisstruktuurid ilma süsteemitoeta

Ühendkuningriigi Gold, Silver, Bronze mudel pakub selget hierarhiat otsustamiseks. Ilma toetavate süsteemideta sõltub see struktuur aga suurel määral tõlgendamisest ja suhtlusdistsipliinist.

Gold-tasemel määratletud strateegiline kavatsus tuleb tõlkida koordineeritud tegevuseks Silver-tasemel ja ellu viia Bronze-tasemel. Ilma süsteemita, mis kehtestab struktuuri, jälgib tegevusi ja säilitab nähtavuse, on see tõlge haavatav viivituste ja moonutuste suhtes.

Tulemus ei pruugi olla otsene läbikukkumine, kuid see on ebatõhusus just siis, kui aeg ja selgus on kõige olulisemad.

Liikumine integreeritud platvormide poole

Kaasaegsed MAIMS-platvormid püüavad neid lünki sulgeda, ühendades mitu võimekust:

• Eelkonfigureeritud reageerimise planeerimine (digitaliseeritud playbookid)
• Intsidentide reaalajas logimine ja ajajoone haldamine
• Ülesannete määramine ja jälgimine rollide ning asutuste vahel
• Integreeritud suhtluskanalid
• Kontrollitud teabejagamine usaldusväärsete väliste osapooltega
• Täielikud auditeerimisjäljed intsidentide järelhindamiseks

Suund on selge. Intsidendijuhtimine liigub dokumendipõhistelt protsessidelt süsteemipõhise koordineerimise poole.

Paljud olemasolevad lahendused on siiski liiga jäigad, liiga üldised või liiga kaugel reaalse intsidendireageerimise tegelikkusest.

Kus praegused lahendused hätta jäävad

Korduv probleem MAIMS-i kasutuselevõtul on see, et süsteeme ehitatakse sageli kas:

• Vastavusvaatest, keskendudes dokumentatsioonile, mitte teostusele
• Või tehnilisest vaatest, ilma sügava juurdumiseta operatiivsetesse reageerimiskeskkondadesse

See viib platvormideni, mida kas kasutatakse reaalse intsidendi ajal liiga vähe või välditakse täielikult mitteametliku suhtluse kasuks.

Selleks et süsteem oleks tõhus, peab see peegeldama, kuidas intsidendid tegelikult arenevad. See hõlmab ebakindlust, mittetäielikku teavet ja vajadust teha kiireid otsuseid surve all.

Kokkuvõte: miks ORDU loodi

Planeerimise ja teostuse vaheline lõhe on koht, kus enamik intsidendijuhtimissüsteeme hätta jääb.

ORDU loodi just selles lõhes tegutsemiseks.

Süsteem on kujundatud reaalse hädaolukorrale reageerimise kogemuse põhjal, sealhulgas dr Peter Daly, endise Iirimaa Health Service Executive'i Chief Emergency Medical Officeri operatiivse vaate toel, ning ehitatud elava koordineerimise tegelikkuse, mitte teoreetiliste töövoogude ümber.

Eesmärk ei ole olemasolevaid struktuure, nagu Gold, Silver, Bronze, asendada, vaid võimaldada neil toimida nii, nagu need on mõeldud toimima päris tingimustes.

See tähendab:

• Plaanide muutmist täidetavateks sammudeks
• Tagamist, et tegevused oleksid nähtavad, määratud ja jälgitavad
• Ühe usaldusväärse operatiivpildi säilitamist
• Suhtluse võimaldamist üle organisatsiooniliste piiride ilma killustatuseta

MAIMS kui kontseptsioon ei ole uus. Vajadust selle järele on tunnustatud aastakümneid.

Muutub ootuse tase, et koordineerimist peaksid toetama süsteemid, mis suudavad töötada sama kiiruse ja keerukusega nagu intsidendid ise.

Just selle probleemi lahendamiseks on ORDU loodud.