Að skilja MAIMS: af hverju nútímalegar atburðarstjórnunarkerfin eru ekki lengur valfrjáls

Stór atvik mistakast ekki vegna skorts á fyrirhöfn. Þau mistakast vegna bilana í samhæfingu.

Í sveitarfélögum, heilbrigðiskerfum, neyðarþjónustum og iðnaðarumhverfi hefur viðbragð við atvikum sögulega byggst á blöndu af föstum áætlunum, handvirkum samskiptum og stofnanabundinni þekkingu. Þótt rammar eins og Civil Contingencies Act í Bretlandi og JESIP meginreglurnar veiti skipulag, er rekstrarveruleikinn oft mun sundurleitari.

Það er í þessu umhverfi sem Multi Agency Incident Management Systems (MAIMS) hafa komið fram.

Hvað er MAIMS í reynd?

MAIMS er hvorki ein vara né staðlaður vettvangur. Þetta er flokkur kerfa sem eru hönnuð til að styðja við:

• Samhæfingu margra stofnana
• Stöðuvitund í rauntíma
• Skipulagða ákvarðanatöku
• Ábyrgð og rekjanleika
• Framkvæmd fyrirfram skilgreindra viðbragðsáætlana

Í orði veitir MAIMS sameiginlega rekstrarmynd milli stofnana. Í framkvæmd er þroski innleiðingar mjög mismunandi.

Sumar stofnanir reiða sig á aðlöguð skráningartól eða skjalageymslur. Aðrar nota sérsmíðuð kerfi sem reyna að stafvæða verkflæði í tengslum við atvik. Lítill hópur hefur þegar byrjað að samþætta rauntímagögn, samskipti og verkefnastýringu í sameinaða vettvanga.

Þrátt fyrir þennan mun er undirliggjandi markmið hið sama: að draga úr tvíræðni við atburði sem eru undir miklum þrýstingi og mjög tímaháðir.

Byggingarvandinn: sundrun

Rannsóknir og eftirgreiningar atvika benda ítrekað á sama vandamálið. Upplýsingar eru til staðar, en þær eru ekki samræmdar.

Dæmigerðir veikleikar fela í sér:

• Mikilvægar uppfærslur sem eru geymdar í aðskildum kerfum eða rásum
• Ákvarðanir sem eru teknar munnlega án skipulegrar skráningar
• Tafir á dreifingu upplýsinga milli stofnana
• Skort á skýrleika um ábyrgð og eignarhald verkefna
• Erfiðleika við að viðhalda einni sannreyndri „uppsprettu sannleikans“

Jafnvel í vel æfðu umhverfi er samhæfing oft háð einstaklingum sem fylla handvirkt í eyður. Það bætir við áhættu, sérstaklega þegar atvik stigmagnast eða ná yfir margar stofnanir.

Takmörk hefðbundinna nálgana

Flest ráð og stofnanir hafa þegar áætlanir fyrir atvik. Þær eru oft ítarlegar, í samræmi við kröfur og reglulega yfirfarnar.

Takmörkunin liggur ekki í skipulagningunni. Hún liggur í framkvæmdinni.

Stöðug skjöl geta ekki aðlagast í rauntíma.
Tölvupóstþræðir skala ekki undir þrýstingi.
Símtöl mynda ekki rekjanlegan audit trail.
Töflureiknar veita ekki sameiginlega stöðuvitund.

Eftir því sem atvik verða flóknari og fela í sér innviði, heilbrigðisþjónustu, umhverfisáhættu og opinber samskipti, verða þessar takmarkanir enn sýnilegri.

Stjórnskipan án kerfisstuðnings

Breska Gold, Silver, Bronze líkanið veitir skýra stigskiptingu fyrir ákvarðanatöku. Án stuðningskerfa er þessi uppbygging þó mjög háð túlkun og agaðri miðlun upplýsinga.

Stefnumótandi fyrirætlun sem er skilgreind á Gold-stigi þarf að þýðast yfir í samræmda aðgerð á Silver-stigi og vera framkvæmd á Bronze-stigi. Án kerfis sem tryggir uppbyggingu, fylgir aðgerðum og viðheldur sýnileika er sú þýðing viðkvæm fyrir töfum og bjögun.

Niðurstaðan er ekki endilega algjör mistök, heldur óhagkvæmni einmitt þegar tími og skýrleiki skipta mestu máli.

Þróunin í átt að samþættum vettvöngum

Nútímalegir MAIMS-vettvangar reyna að loka þessum bilum með því að sameina nokkra hæfileika:

• Forskilgreinda viðbragðsáætlanagerð (stafræna playbooka)
• Rauntímaskráningu atvika og tímalínustjórnun
• Úthlutun og eftirfylgni verkefna á milli hlutverka og stofnana
• Samþætt samskiptakerfi
• Stýrða upplýsingamiðlun með traustum utanaðkomandi aðilum
• Heildstæða audit trails fyrir endurskoðun eftir atvik

Stefnan er skýr. Atburðarstjórnun er að færast frá skjaladrifnum ferlum yfir í kerfisdrifna samhæfingu.

Samt sem áður eru margar núverandi lausnir enn of stífar, of almennar eða of langt frá raunveruleikanum í lifandi viðbragði við atvikum.

Hvar núverandi lausnir duga ekki

Endurtekið vandamál við upptöku MAIMS er að kerfi eru oft byggð annaðhvort:

• Út frá compliance-sjónarhorni, með áherslu á skjölun fremur en framkvæmd
• Eða út frá tæknilegu sjónarhorni, án djúprar tengingar við rekstrarlegt viðbragðsumhverfi

Það leiðir til vettvanga sem eru annaðhvort lítið notaðir í lifandi atvikum eða sniðgengnir alveg í þágu óformlegra samskipta.

Til að kerfi sé árangursríkt verður það að endurspegla hvernig atvik þróast í raun. Það felur í sér óvissu, ófullnægjandi upplýsingar og þörfina á skjótum ákvörðunum undir þrýstingi.

Niðurstaða: hvers vegna ORDU var byggt

Bilið á milli skipulagningar og framkvæmdar er einmitt sá staður þar sem flest atburðarstjórnunarkerfi lenda í erfiðleikum.

ORDU var byggt til að starfa í því bili.

Kerfið er mótað af raunverulegri reynslu af neyðarviðbrögðum, þar á meðal rekstrarsýn Dr Peter Daly, fyrrverandi Chief Emergency Medical Officer hjá írsku Health Service Executive, og hannað í kringum raunveruleika lifandi samhæfingar fremur en fræðileg verkflæði.

Markmiðið er ekki að leysa af hólmi núverandi uppbyggingu eins og Gold, Silver, Bronze, heldur að gera henni kleift að virka eins og henni var ætlað við raunverulegar aðstæður.

Það þýðir:

• Að breyta áætlunum í framkvæmanleg skref
• Að tryggja að aðgerðir séu sýnilegar, úthlutaðar og rekjanlegar
• Að viðhalda einni áreiðanlegri rekstrarmynd
• Að gera samskipti yfir skipulagsmörk möguleg án sundrunar

MAIMS sem hugtak er ekki nýtt. Þörfin fyrir það hefur verið viðurkennd í áratugi.

Það sem er að breytast er væntingin um að samhæfing eigi að vera studd af kerfum sem geta starfað með sama hraða og sömu flækjustigi og atvikin sjálf.

Það er vandamálið sem ORDU er hannað til að leysa.