MAIMS supratimas: kodėl šiuolaikinės incidentų valdymo sistemos nebėra neprivalomas

Dideli incidentai nežlunga dėl pastangų stokos. Jie žlunga dėl koordinavimo sutrikimų.

Vietos valdžioje, sveikatos sistemose, skubios pagalbos tarnybose ir pramoninėje aplinkoje reagavimas į incidentus istoriškai rėmėsi statinių planų, rankinio bendravimo ir institucinių žinių deriniu. Nors tokie rėmai kaip Jungtinės Karalystės Civil Contingencies Act ir JESIP principai suteikia struktūrą, operacinė realybė dažnai yra daug labiau suskaidyta.

Būtent tokioje aplinkoje atsirado Multi Agency Incident Management Systems (MAIMS).

Kas yra MAIMS praktikoje

MAIMS nėra vienas produktas ar standartizuota platforma. Tai sistemų kategorija, sukurta palaikyti:

• Kelių agentūrų koordinavimą
• Situacinį suvokimą realiuoju laiku
• Struktūruotą sprendimų priėmimą
• Atskaitomybę ir audituojamumą
• Iš anksto apibrėžtų reagavimo planų vykdymą

Teoriškai MAIMS suteikia bendrą operacinį vaizdą tarp organizacijų. Praktikoje diegimo brandos lygis smarkiai skiriasi.

Vieni subjektai remiasi pritaikytais registravimo įrankiais ar dokumentų saugyklomis. Kiti naudoja specialiai sukurtas sistemas, kurios mėgina skaitmeninti incidentų darbo eigą. Nedidelė dalis jau pradėjo integruoti realaus laiko duomenis, komunikaciją ir užduočių valdymą į vieningas platformas.

Nepaisant šių skirtumų, pagrindinis tikslas išlieka tas pats: sumažinti dviprasmybę aukšto spaudimo ir laiko požiūriu kritinių įvykių metu.

Struktūrinė problema: fragmentacija

Tyrimai ir po incidentų atliekamos peržiūros nuolat išryškina tą pačią problemą. Informacija yra, bet ji nėra suderinta.

Tipiniai nesėkmės taškai apima:

• Kritinius atnaujinimus atskirose sistemose ar kanaluose
• Žodžiu priimtus sprendimus be struktūruoto įrašo
• Vėlavimą skleidžiant informaciją tarp agentūrų
• Aiškumo stoką dėl atsakomybės ir užduočių nuosavybės
• Sunkumus palaikant vieną patikrintą „tiesos šaltinį“

Net gerai parengtose aplinkose koordinavimas dažnai priklauso nuo žmonių, kurie rankiniu būdu užpildo spragas. Tai didina riziką, ypač kai incidentai eskaluoja arba apima kelias organizacijas.

Tradicinių požiūrių ribos

Daugelis tarybų ir agentūrų jau turi incidentų planus. Jie dažnai yra išsamūs, atitinkantys reikalavimus ir reguliariai peržiūrimi.

Ribojimas slypi ne planavime. Jis slypi vykdyme.

Statiniai dokumentai negali prisitaikyti realiuoju laiku.
El. pašto grandinės nesiplečia spaudimo metu.
Telefono skambučiai nesukuria audito pėdsako.
Skaičiuoklės nesuteikia bendro situacinio suvokimo.

Incidentams tampant vis sudėtingesniems ir apimant infrastruktūrą, sveikatos priežiūrą, aplinkos riziką ir viešąją komunikaciją, šie ribojimai tampa dar akivaizdesni.

Vadovavimo struktūros be sisteminės paramos

Jungtinės Karalystės Gold, Silver, Bronze modelis suteikia aiškią sprendimų priėmimo hierarchiją. Tačiau be palaikančių sistemų ši struktūra labai priklauso nuo interpretacijos ir komunikacijos disciplinos.

Strateginis ketinimas, apibrėžtas Gold lygyje, turi būti paverstas koordinuotais veiksmais Silver lygyje ir įvykdytas Bronze lygyje. Be sistemos, kuri užtikrina struktūrą, seka veiksmus ir palaiko matomumą, šis vertimas yra pažeidžiamas vėlavimų ir iškraipymų.

Rezultatas nebūtinai yra visiška nesėkmė, bet neveiksmingumas būtent tada, kai laikas ir aiškumas yra svarbiausi.

Judėjimas link integruotų platformų

Šiuolaikinės MAIMS platformos bando uždaryti šias spragas, sujungdamos kelias galimybes:

• Iš anksto sukonfigūruotą reagavimo planavimą (skaitmeninius playbook'us)
• Incidentų registravimą ir laiko juostos valdymą realiuoju laiku
• Užduočių paskyrimą ir sekimą tarp vaidmenų ir agentūrų
• Integruotus komunikacijos kanalus
• Kontroliuojamą informacijos dalijimąsi su patikimomis išorinėmis šalimis
• Visapusiškus audito pėdsakus po incidentų peržiūrai

Kryptis aiški. Incidentų valdymas pereina nuo dokumentais grindžiamų procesų prie sistemomis grindžiamo koordinavimo.

Tačiau daugelis esamų sprendimų vis dar yra arba per daug standūs, arba per daug bendri, arba pernelyg nutolę nuo gyvos reagavimo į incidentus realybės.

Kur dabartiniai sprendimai nepakankami

Pasikartojanti MAIMS diegimo problema yra ta, kad sistemos dažnai kuriamos arba:

• Iš atitikties perspektyvos, sutelkiant dėmesį į dokumentaciją, o ne vykdymą
• Arba iš techninės perspektyvos, be gilaus operacinių reagavimo aplinkų supratimo

Dėl to atsiranda platformos, kurios per realius incidentus arba naudojamos per mažai, arba visiškai apeinamos neformalios komunikacijos naudai.

Kad sistema būtų veiksminga, ji turi atspindėti tai, kaip incidentai iš tikrųjų vystosi. Tai apima neapibrėžtumą, nepilną informaciją ir būtinybę greitai priimti sprendimus spaudimo sąlygomis.

Išvada: kodėl buvo sukurtas ORDU

Tarpas tarp planavimo ir vykdymo yra būtent ta vieta, kur dauguma incidentų valdymo sistemų susiduria su sunkumais.

ORDU buvo sukurta veikti būtent tame tarpe.

Sistema remiasi realia reagavimo į ekstremalias situacijas patirtimi, įskaitant dr. Peterio Daly, buvusio Airijos Health Service Executive Chief Emergency Medical Officer, operacinį požiūrį, ir buvo sukurta pagal gyvo koordinavimo realybę, o ne teorines darbo eigas.

Tikslas nėra pakeisti esamas struktūras, tokias kaip Gold, Silver, Bronze, o leisti joms veikti taip, kaip buvo numatyta, realiomis sąlygomis.

Tai reiškia:

• Paversti planus įvykdomais žingsniais
• Užtikrinti, kad veiksmai būtų matomi, priskirti ir sekami
• Išlaikyti vieną patikimą operacinį vaizdą
• Leisti komunikuoti per organizacines ribas be fragmentacijos

MAIMS kaip sąvoka nėra nauja. Jo poreikis pripažįstamas jau dešimtmečius.

Keičiasi tik lūkestis, kad koordinavimą turėtų remti sistemos, gebančios veikti tokiu pačiu greičiu ir sudėtingumu kaip ir patys incidentai.

Būtent šią problemą ir siekia išspręsti ORDU.