MAIMS izpratne: kāpēc mūsdienu incidentu pārvaldības sistēmas vairs nav izvēles jautājums

Lieli incidenti neizgāžas pūļu trūkuma dēļ. Tie izgāžas koordinācijas sabrukuma dēļ.

Pašvaldībās, veselības aprūpes sistēmās, neatliekamajos dienestos un rūpnieciskajā vidē reaģēšana uz incidentiem vēsturiski ir balstījusies uz statisku plānu, manuālas saziņas un institucionālo zināšanu kombināciju. Lai gan tādi ietvari kā Apvienotās Karalistes Civil Contingencies Act un JESIP principi nodrošina struktūru, operatīvā realitāte bieži ir daudz sadrumstalotāka.

Tieši šādā vidē parādījās Multi Agency Incident Management Systems (MAIMS).

Kas ir MAIMS praksē

MAIMS nav viens produkts vai standartizēta platforma. Tā ir sistēmu kategorija, kas paredzēta, lai atbalstītu:

• Daudzaģentūru koordināciju
• Situatīvo izpratni reāllaikā
• Strukturētu lēmumu pieņemšanu
• Atbildību un auditējamību
• Iepriekš definētu reaģēšanas plānu izpildi

Teorētiski MAIMS nodrošina kopīgu operatīvo ainu starp organizācijām. Praktiski ieviešanas briedums būtiski atšķiras.

Dažas organizācijas paļaujas uz pielāgotiem žurnālu rīkiem vai dokumentu krātuvēm. Citas izmanto īpaši izstrādātas sistēmas, kas mēģina digitalizēt incidentu darba plūsmas. Neliels skaits jau ir sācis integrēt reāllaika datus, saziņu un uzdevumu pārvaldību vienotās platformās.

Neskatoties uz šīm atšķirībām, pamatmērķis paliek nemainīgs: samazināt neskaidrību augsta spiediena un laikā kritisku notikumu laikā.

Strukturālā problēma: sadrumstalotība

Pētījumi un pēcincidentu pārskati atkārtoti izceļ vienu un to pašu problēmu. Informācija ir pieejama, taču tā nav saskaņota.

Tipiski neveiksmes punkti ietver:

• Kritiskus atjauninājumus, kas glabājas atsevišķās sistēmās vai kanālos
• Mutiski pieņemtus lēmumus bez strukturētas fiksācijas
• Kavēšanos informācijas izplatīšanā starp aģentūrām
• Nepietiekamu skaidrību par atbildību un uzdevumu īpašumtiesībām
• Grūtības uzturēt vienu pārbaudītu “patiesības avotu”

Pat labi izstrādātās vidēs koordinācija bieži ir atkarīga no cilvēkiem, kuri manuāli aizpilda plaisas. Tas ievieš risku, īpaši tad, ja incidenti eskalējas vai aptver vairākas organizācijas.

Tradicionālo pieeju robežas

Lielākajai daļai padomju un aģentūru jau ir incidentu plāni. Tie bieži ir detalizēti, atbilstoši prasībām un regulāri pārskatīti.

Ierobežojums nav plānošanā. Tas ir izpildē.

Statiskie dokumenti nevar pielāgoties reāllaikā.
E-pastu ķēdes nespēj mērogoties spiediena apstākļos.
Telefona zvani nerada audita pēdas.
Izklājlapas nenodrošina kopīgu situatīvo izpratni.

Kad incidenti kļūst sarežģītāki un aptver infrastruktūru, veselības aprūpi, vides risku un publisko komunikāciju, šie ierobežojumi kļūst vēl izteiktāki.

Komandvadības struktūras bez sistēmu atbalsta

Apvienotās Karalistes Gold, Silver, Bronze modelis nodrošina skaidru hierarhiju lēmumu pieņemšanai. Taču bez atbalsta sistēmām šī struktūra lielā mērā ir atkarīga no interpretācijas un komunikācijas disciplīnas.

Gold līmenī definētais stratēģiskais nodoms ir jāpārvērš koordinētā darbībā Silver līmenī un jāīsteno Bronze līmenī. Bez sistēmas, kas nodrošina struktūru, seko darbībām un uztur redzamību, šī pārvēršana ir pakļauta kavējumiem un izkropļojumiem.

Rezultāts nav obligāti pilnīga izgāšanās, bet neefektivitāte tieši tajā brīdī, kad laiks un skaidrība ir vissvarīgākie.

Virzība uz integrētām platformām

Mūsdienu MAIMS platformas cenšas aizvērt šīs plaisas, apvienojot vairākas spējas:

• Iepriekš konfigurētu reaģēšanas plānošanu (digitalizētus playbookus)
• Incidentu reģistrēšanu un laika līnijas pārvaldību reāllaikā
• Uzdevumu piešķiršanu un izsekošanu starp lomām un aģentūrām
• Integrētus komunikācijas kanālus
• Kontrolētu informācijas koplietošanu ar uzticamām ārējām pusēm
• Pilnas audita pēdas pēcincidentu pārskatam

Virziens ir skaidrs. Incidentu pārvaldība pāriet no dokumentos balstītiem procesiem uz sistēmās balstītu koordināciju.

Tomēr daudzi esošie risinājumi joprojām ir vai nu pārāk stīvi, vai pārāk vispārīgi, vai pārāk atrauti no dzīvas incidentu reaģēšanas realitātes.

Kur pašreizējie risinājumi atpaliek

Atkārtota problēma MAIMS ieviešanā ir tā, ka sistēmas bieži tiek veidotas vai nu:

• No atbilstības skatpunkta, koncentrējoties uz dokumentāciju, nevis izpildi
• Vai no tehniskā skatpunkta bez dziļas saknes operatīvās reaģēšanas vidēs

Tas noved pie platformām, kuras vai nu tiek izmantotas pārāk maz reālu incidentu laikā, vai pilnībā apietas neformālas saziņas labad.

Lai sistēma būtu efektīva, tai jāatspoguļo tas, kā incidenti patiesībā attīstās. Tas ietver nenoteiktību, nepilnīgu informāciju un vajadzību ātri pieņemt lēmumus spiediena apstākļos.

Secinājums: kāpēc tika izveidots ORDU

Plaisa starp plānošanu un izpildi ir tieši tā vieta, kur lielākā daļa incidentu pārvaldības sistēmu saskaras ar grūtībām.

ORDU tika izveidots, lai darbotos tieši šajā plaisā.

Sistēma balstās uz reālu pieredzi ārkārtas reaģēšanā, tostarp Dr Peter Daly, bijušā Īrijas Health Service Executive Chief Emergency Medical Officer, operatīvo redzējumu, un ir veidota ap dzīvas koordinācijas realitāti, nevis teorētiskām darba plūsmām.

Mērķis nav aizstāt esošās struktūras, piemēram, Gold, Silver, Bronze, bet ļaut tām darboties tā, kā paredzēts, reālos apstākļos.

Tas nozīmē:

• Pārvērst plānus izpildāmos soļos
• Nodrošināt, ka darbības ir redzamas, piešķirtas un izsekojamas
• Uzturēt vienotu uzticamu operatīvo ainu
• Atļaut saziņu pāri organizatoriskajām robežām bez fragmentācijas

MAIMS kā koncepcija nav jauna. Vajadzība pēc tās ir atzīta jau desmitgadēm.

Mainās gaidas, ka koordinācija ir jāatbalsta ar sistēmām, kas spēj darboties ar tādu pašu ātrumu un sarežģītību kā paši incidenti.

Tā ir problēma, kuru ORDU ir paredzēts risināt.